Política de tratamiento y protección de datos personales

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La sociedad SUPERMERCADO VIRTUAL CLUB MULTITIENDA S.A.S., identificada con NIT 902.008.050-7 (en adelante, “CLUB MULTITIENDA” o “la Empresa”), actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recolecta y administra para el desarrollo de sus actividades comerciales y de servicio.

2. OBJETO Y ALCANCE

Esta Política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, actualización, conservación y supresión de datos personales tratados por CLUB MULTITIENDA, en calidad de Responsable o, cuando corresponda, de Encargado del Tratamiento.

Aplica a accionistas, administradores, trabajadores, contratistas, proveedores, aliados, operadores tecnológicos y demás personas que intervengan en el tratamiento de información por cuenta de la Empresa, así como a clientes, usuarios del sitio web, compradores, solicitantes de la Tarjeta VIP Familiar, prospectos comerciales y demás titulares cuyos datos sean tratados por CLUB MULTITIENDA.

La Política cubre los datos recolectados presencialmente, por teléfono, correo electrónico, formularios físicos o digitales, redes sociales, anuncios de Meta, WhatsApp, el comercio electrónico WooCommerce, sistemas de pago, servicios de domicilio y demás canales habilitados por la Empresa.

3. MARCO NORMATIVO

La Política se interpreta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política; la Ley Estatutaria 1581 de 2012; el Decreto 1074 de 2015, en especial las disposiciones compiladas sobre protección de datos personales; y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, así como las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Cuando se trate de información financiera, crediticia, comercial o de servicios sometida a un régimen especial, se aplicarán además las normas especiales correspondientes, incluida la Ley 1266 de 2008 cuando resulte procedente.

4. DEFINICIONES

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento, salvo las excepciones legales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.

Dato público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que la ley o la Constitución determine como público.

Dato privado, semiprivado y sensible: categorías de datos sujetas a los niveles de protección previstos en la ley; los sensibles afectan la intimidad o pueden generar discriminación.

Encargado: persona natural o jurídica que trata datos por cuenta del Responsable.

Responsable: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o los fines y medios del tratamiento.

Titular: persona natural a quien corresponden los datos personales.

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transmisión: comunicación de datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable.

Transferencia: envío de datos a otro Responsable, ubicado dentro o fuera de Colombia.

5. PRINCIPIOS RECTORES

• Legalidad: el tratamiento se sujetará a la Constitución, la ley y las normas reglamentarias.
• Finalidad: los datos se tratarán para propósitos legítimos, específicos e informados al titular.
• Libertad: el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada, salvo excepción legal.
• Veracidad o calidad: la información será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el titular podrá conocer la existencia y el uso de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: el acceso estará limitado a personas autorizadas y a las finalidades permitidas.
• Seguridad: se adoptarán medidas razonables para evitar pérdida, adulteración, consulta o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento guardarán reserva, incluso después de terminada su relación con la Empresa.
• Necesidad y proporcionalidad: se solicitarán únicamente los datos pertinentes para las finalidades informadas.

6. CATEGORÍAS DE DATOS QUE PUEDE TRATAR LA EMPRESA

Según la relación con el titular y el servicio solicitado, CLUB MULTITIENDA podrá tratar las siguientes categorías, limitándose a los datos estrictamente necesarios:

• Identificación y contacto: nombres, apellidos, tipo y número de documento cuando sea necesario, teléfono, correo electrónico y dirección de entrega.
• Datos transaccionales y comerciales: productos adquiridos, pedidos, facturas, pagos, devoluciones, garantías, historial de atención y preferencias de compra.
• Datos de cuenta y navegación: usuario, registros de acceso, dirección IP, cookies y actividad en el sitio web, conforme a los avisos y preferencias aplicables.
• Datos de servicio y logística: dirección, referencias de entrega, instrucciones de despacho y constancias de recibido.
• Datos de participación en programas de beneficios: número o identificador de tarjeta, estado de solicitud y activación, beneficios utilizados y registros de afiliación.
• Datos de proveedores, trabajadores y contratistas: información necesaria para la gestión contractual, administrativa, contable y legal.

La Empresa no solicita ordinariamente datos sensibles. Si una finalidad excepcional exige tratarlos, informará expresamente al titular, advertirá que la respuesta es facultativa y obtendrá autorización explícita cuando la ley lo exija. No se condicionará un servicio a la entrega de datos sensibles que no sean necesarios.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

7.1. Clientes, compradores y usuarios

• Crear y administrar cuentas de usuario y registros de clientes.
• Atender solicitudes de información, cotizaciones, pedidos, compras, pagos, facturación, garantías, cambios, devoluciones y servicio posventa.
• Preparar, despachar y entregar productos; coordinar domicilios, recogidas y novedades logísticas.
• Verificar transacciones, prevenir fraude y atender reclamaciones o controversias.
• Cumplir obligaciones contables, tributarias, comerciales, de protección al consumidor y demás deberes legales.
• Gestionar programas de fidelización, beneficios, descuentos y promociones cuando el titular se haya inscrito o autorizado su participación.

7.2. Tarjeta VIP Familiar y campañas de captación

• Recibir, registrar y gestionar solicitudes de la Tarjeta VIP Familiar.
• Verificar los datos de contacto, municipio, modalidad de tarjeta y requisitos de vinculación.
• Informar el procedimiento de expedición, entrega, activación, uso, vigencia y condiciones del programa.
• Relacionar, cuando sea necesario y autorizado, la solicitud VIP con la compra efectuada en la tienda virtual, usando un identificador de solicitud o pedido.
• Gestionar beneficios comerciales, descuentos, promociones, alianzas y atención de los miembros VIP.
• Medir el desempeño de campañas publicitarias y atribuir solicitudes o compras a campañas, anuncios y territorios, utilizando herramientas de medición disponibles.

La solicitud de la tarjeta no equivale por sí sola a su activación. La activación se realizará conforme a las condiciones informadas del programa y una vez verificados los requisitos aplicables, incluida la compra cuando esta sea condición de activación.

7.3. Comunicaciones comerciales y publicitarias

Enviar por correo electrónico, llamadas, SMS, WhatsApp u otros canales autorizados información sobre productos, novedades, promociones, beneficios, campañas y actividades de CLUB MULTITIENDA. Estas comunicaciones comerciales estarán sujetas a la autorización o base jurídica aplicable y a las preferencias del titular. La autorización para publicidad será separada, opcional y revocable, y no será requisito para tramitar una compra o una solicitud cuando no sea necesaria.

7.4. Relación con el Programa Centro de Experiencias Bilingüe

Cuando una campaña o beneficio se desarrolle en alianza con el Programa Centro de Experiencias Bilingüe (CEB) o con Corporación Sinergia Educativa, CLUB MULTITIENDA podrá tratar los datos estrictamente necesarios para administrar la solicitud, compra o beneficio bajo su responsabilidad. La comunicación de datos a CEB o a Corporación Sinergia Educativa solo se realizará cuando exista una finalidad legítima, se haya informado al titular y se cuente con la autorización o fundamento legal correspondiente.

Cada entidad deberá determinar y documentar si actúa como Responsable independiente, corresponsable o Encargado, según las decisiones y operaciones que efectivamente realice. La presente Política no convierte automáticamente a CEB ni a Corporación Sinergia Educativa en responsables de todas las bases de datos de CLUB MULTITIENDA.

7.5. Proveedores, trabajadores y contratistas

Gestionar procesos de selección, contratación, pagos, seguridad social, cumplimiento de obligaciones legales, control de acceso, gestión de proveedores y administración de relaciones comerciales o laborales.

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

La Empresa solicitará y conservará prueba de la autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida por un medio que permita su consulta posterior, salvo que exista una excepción legal. La autorización informará la identidad y datos de contacto del Responsable, las finalidades específicas, los derechos del titular y el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes.

La autorización podrá obtenerse mediante formularios físicos o electrónicos, casillas de aceptación no premarcadas, grabaciones u otros mecanismos que permitan demostrar la manifestación libre e inequívoca del titular. El silencio, la inacción o una casilla premarcada no constituyen autorización.

La aceptación de esta Política o la consulta de un aviso de privacidad no sustituye, por sí sola, la obtención de la autorización cuando esta sea exigible. La Empresa conservará evidencia de la fecha, canal, versión del aviso y manifestación del titular.

Cuando se recolecten datos mediante formularios de Facebook o Instagram, la Empresa informará el enlace a esta Política y obtendrá la autorización correspondiente en el formulario, diferenciando la gestión de la solicitud de la autorización opcional para publicidad.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular podrá ejercer, entre otros, los siguientes derechos:

• Conocer, acceder y consultar sus datos personales.
• Solicitar la actualización y rectificación de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea exigible.
• Conocer el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos ante la Empresa.
• Solicitar la supresión de los datos o revocar la autorización cuando proceda, salvo que exista un deber legal o contractual que impida hacerlo.
• Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable, cuando corresponda.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.

10. CANALES Y PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

El titular, sus causahabientes o representantes debidamente acreditados podrán presentar consultas o reclamos a través de:

• Correo electrónico: gerencia@clubmultitienda.com
• Dirección física: Calle 100 No. 105B-20, Apartadó, Antioquia.
• Teléfono de orientación: 310 230 1188.

La solicitud deberá indicar el nombre del titular, medio de contacto para recibir respuesta, descripción clara de los hechos y derecho que desea ejercer. Para proteger la información, la Empresa podrá solicitar elementos razonables para verificar la identidad o representación del solicitante.

10.1. Consultas

Las consultas sobre datos personales serán atendidas dentro del término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no fuere posible atenderlas dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

10.2. Reclamos

Los reclamos por corrección, actualización, supresión, presunto incumplimiento de deberes o revocatoria se atenderán conforme al procedimiento legal. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá desistido el reclamo. El término máximo de respuesta será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo completo; cuando no sea posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Cuando el reclamo esté completo y sea procedente, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en los términos legales. El titular podrá acudir a la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Empresa.

11. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

La Empresa no dirigirá la recolección comercial de datos a niños, niñas o adolescentes ni solicitará sus datos para la campaña de Tarjeta VIP Familiar. Cuando por una actividad legítima y necesaria se requiera tratar datos de menores, se observará el interés superior del menor, el respeto de sus derechos fundamentales, la autorización del representante legal y el derecho del menor a ser escuchado, según su madurez y las normas aplicables.

La participación de CLUB MULTITIENDA en iniciativas que apoyen la educación de menores no autoriza por sí misma la recolección, publicación o intercambio de datos, fotografías, imágenes, voces o información académica de los niños y niñas. Cualquier tratamiento de esa naturaleza requerirá análisis y autorizaciones específicas.

12. DATOS SENSIBLES

La Empresa evitará recolectar datos sensibles. Cuando excepcionalmente sea necesario y exista una habilitación legal, informará al titular cuáles datos son sensibles, la finalidad específica y que no está obligado a suministrarlos. Se obtendrá autorización explícita cuando corresponda y se aplicarán medidas reforzadas de seguridad y acceso restringido.

13. TRANSMISIÓN, TRANSFERENCIA Y PROVEEDORES

CLUB MULTITIENDA podrá contratar proveedores tecnológicos, de alojamiento web, comercio electrónico, CRM, mensajería, analítica, pagos, facturación, logística y soporte que actúen como Encargados del Tratamiento. La Empresa procurará formalizar acuerdos que definan instrucciones, finalidades, confidencialidad, seguridad, atención de derechos, devolución o supresión de información y límites de uso.

Si los datos se transmiten o transfieren fuera de Colombia, la Empresa verificará las condiciones legales aplicables, incluyendo las reglas sobre transmisión internacional, transferencia internacional y nivel adecuado de protección, según el rol del receptor y la operación.

Los proveedores de pago podrán recolectar y tratar directamente datos financieros bajo sus propias condiciones y políticas. CLUB MULTITIENDA no pretende almacenar datos completos de tarjetas de pago salvo que implemente un mecanismo que cumpla los requisitos de seguridad y las obligaciones aplicables.

14. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares para permitir el funcionamiento de la tienda, recordar preferencias, analizar navegación, mejorar la experiencia, medir campañas y, cuando corresponda, personalizar publicidad. La Empresa informará el uso de estas tecnologías mediante un aviso o herramienta de preferencias cuando resulte exigible. El usuario podrá administrar las cookies desde su navegador y, cuando exista un mecanismo de consentimiento, mediante dicho mecanismo. Las cookies estrictamente necesarias podrán ser tratadas para prestar las funciones solicitadas.

15. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

La Empresa adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al tipo de información y riesgos identificados, tales como controles de acceso por roles, contraseñas robustas, autenticación reforzada cuando esté disponible, copias de seguridad, actualización de plataformas, acuerdos de confidencialidad, capacitación, gestión de incidentes y revisión de permisos.

El personal y los proveedores solo accederán a los datos que necesiten para sus funciones. Los incidentes de seguridad serán documentados, evaluados y gestionados, y se realizarán las notificaciones a titulares o autoridades cuando sean exigibles.

16. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, atender la relación comercial, resolver reclamaciones y cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, contractuales y de archivo. Cumplidas las finalidades y vencidos los términos legales de conservación, los datos serán suprimidos, anonimizados o bloqueados cuando corresponda.

La revocatoria o solicitud de supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información. En tal caso, la Empresa informará la razón y limitará el tratamiento a la finalidad que justifica la conservación.

17. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

La Empresa verificará si, por su naturaleza jurídica, activos y demás criterios normativos vigentes, está obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC. La obligación no debe presumirse únicamente por contar con una base de clientes; deberá verificarse el supuesto legal aplicable y mantener actualizada la información cuando exista obligación de registro.

18. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

CLUB MULTITIENDA podrá actualizar esta Política para reflejar cambios legales, operativos, tecnológicos o en las finalidades del tratamiento. La versión vigente estará disponible en www.clubmultitienda.com. Cuando los cambios sean sustanciales y afecten las finalidades o la identificación del Responsable, se informarán a los titulares y se obtendrá una nueva autorización cuando la ley así lo exija.

19. VIGENCIA

La presente Política rige a partir de su aprobación por el representante legal y publicación en el sitio web de la Empresa.

ANEXO 2. AVISO DE PRIVACIDAD BREVE

Responsable: Supermercado Virtual Club Multitienda S.A.S., NIT 902.008.050-7. Domicilio: Calle 100 No. 105B-20, Apartadó, Antioquia. Correo: gerencia@clubmultitienda.com. Teléfono: 310 230 1188. Sus datos serán tratados para gestionar solicitudes VIP, pedidos, pagos, entregas, servicio al cliente y, si usted lo autoriza separadamente, comunicaciones comerciales. Puede conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos, así como revocar la autorización cuando proceda, escribiendo al correo indicado. Consulte la Política completa en www.clubmultitienda.com.